Gesundheitswesen

KI-Voice-Agent für den Patientenservice

Der Agent übernimmt Patientenanfragen zu Terminen, Rezepten und Preisen - und hält Ihre Leitungen auch zu Spitzenzeiten frei.

Die Herausforderung

Das hohe Anrufvolumen überlastet Ihre Rezeption

Terminvergabe, Fragen zu Untersuchungen, Rezepten und Preisen füllen den größten Teil des Tages - für dringende oder komplexe Patientenanliegen bleibt weniger Kapazität.

60%

Ein Großteil der Anrufe betrifft Routinefragen

Wenn sich eingehende Anrufe in Warteschlangen stauen, müssen Anrufer lange Wartezeiten in Kauf nehmen und brechen den Anruf möglicherweise ab – insbesondere zu Stoßzeiten.

1 in 3

Anrufe werden abgebrochen

Lastspitzen bedeuten lange Wartezeiten. Patienten legen auf, bevor die Rezeption antwortet.

25%

der Buchungen enden mit einem No-Show

Patienten vergessen den Termin, planen um oder sagen nicht ab - Slots bleiben ungenutzt, die Effizienz sinkt.

150+

Sprachen, in denen Patienten eine Versorgung erwarten

Mehrsprachige Patienten erhalten Anweisungen selten klar in ihrer Sprache.

Die Lösung

Der KI-Voice-Agent nimmt Anrufe ohne Warteschlange an

Es beantwortet Routineanfragen, vereinbart und verschiebt Termine und spricht die Sprache des Patienten – und ist dabei genau auf Ihre Arbeitsabläufe, Systeme und spezifischen Anforderungen zugeschnitten, anstatt sich auf eine Standardlösung zu beschränken.

24/7

jeder Anruf wird angenommen - keine Warteschlangen, keine verpassten Patienten

Patientenkommunikation automatisieren - von der Buchung bis zum Termin

Hohes Anrufvolumen sofort bearbeiten

Halten Sie jeden Anrufer verbunden, auch wenn das Anrufvolumen sprunghaft ansteigt. KI-Voice-Agents antworten sofort, führen das Gespräch und stellen sicher, dass Anfragen bearbeitet werden, statt in der Warteschleife zu enden oder abgebrochen zu werden.

Präzise Abgleichung mit Ihren vorhandenen Daten

Das System ist mit Ihrer bestehenden Preisdatenbank verbunden und nutzt diese, um Patientenanfragen in Echtzeit den richtigen Untersuchungen zuzuordnen – selbst wenn Patienten informelle oder unvollständige Bezeichnungen für Untersuchungen verwenden.

Automatische Terminerinnerungen senken No-Shows

Erinnerungen und Bestätigungsanrufe gehen vor jedem Termin raus, Patienten können im selben Gespräch verschieben oder absagen.

Echtzeit-Verfügbarkeitsprüfungen bei Bedarf

Bei Integration kann das System auf Live-Daten zugreifen, um aktuelle Terminverfügbarkeit und Serviceoptionen zurückzugeben - abhängig von Ihrem Setup und operativen Anforderungen.

Patienten bei Bedarf an den richtigen Standort weiterleiten

Anhand von Postleitzahl und Anliegen kann der KI-Voice-Agent Patienten an die nächstgelegene verfügbare Klinik oder Entnahmestelle weiterleiten - abhängig von Serviceverfügbarkeit und standortspezifischen Bedingungen.

DSGVO-konforme Einwilligung einholen

Die Einwilligung wird während des Anrufs erfasst, wobei die aufgezeichnete Audiodatei als rechtssicherer Nachweis für Compliance-Anforderungen gespeichert wird.

„Der Konfigurationsprozess verlief sehr reibungslos, und die implementierte Lösung erfüllte unsere Annahmen und Anforderungen. Ich war positiv überrascht, dass alle in der Designphase getroffenen Vereinbarungen wie erwartet umgesetzt wurden."

Diana Ciba

Leiterin Kundenservice, ALAB Laboratoria

Ausgewählte Case Study

Schluss mit Wartezeiten und No-Shows: der Fall ALAB

ALAB wuchs schneller als die eigene Kapazität zur Anrufbearbeitung. Ein großer Teil der Anrufe bestand aus einfachen, wiederkehrenden Fragen - und band trotzdem Agentenzeit.

Tenios hat einen KI-Voice-Agent mit fünf zentralen Integrationen ausgerollt: interne Preisdatenbank (4.000+ Positionen), Google Maps API, intentbasiertes Routing in 17 Städten, Echtzeitprüfung der Verfügbarkeit an 742 Entnahmestellen und ein Workflow mit menschlicher Freigabe für komplexe Fälle.

80%

der Patienteninteraktionen übernimmt die KI

<1%

Patientenbeschwerden nach dem Start

100%

Sicherheit und Datenschutz für Patientendaten beim lizenzierten Carrier

Ausgewählte Case Study

Wie Europas führender Anbieter für häusliche Pflege seine Betreuungsprozesse skaliert hat

Die bestehende Kommunikationsinfrastruktur wuchs nicht mit der steigenden Nachfrage nach Pflegekräften. Die Reaktionszeit auf Leads lag bei 4-8 Stunden, und die laufende Verfügbarkeitsprüfung von 40.000+ Betreuungskräften war nicht mehr tragfähig. Der Engpass war strukturell, nicht personell.

Ein maßgeschneiderter KI-Voice-Agent wurde eingeführt und auf 12 Szenarien in Recruiting, Logistik, Vertrieb und Qualitätskontrolle erweitert - im Einsatz in Polen, Rumänien, Bulgarien und der Ukraine.

1.200

Kandidaten aus einem inaktiven Pool von 10.000 reaktiviert

80%

weniger Zeit für die Aktualisierung der Verfügbarkeitsdatenbank

92%

Übereinstimmung von KI und Mensch bei Deutschtests

Tenios arbeitet nach den Sicherheits- und Compliance-Standards für Unternehmen, darunter die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2022 und die Attestierung nach PCI DSS SAQ A. Die Plattform ist bei der Bundesnetzagentur (BNetzA) registriert und ermöglicht eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung innerhalb der Europäischen Union.

Voice und Messaging sind mehrfach abgesichert: SRTP für Sprachdaten, TLS bei der Übertragung und AES-256 im Speicher. Dazu kommt ein durchgängiges Security-Monitoring rund um die Uhr.

Die Plattform ist darauf ausgelegt, regulatorische Anforderungen in Finanzwesen, Gesundheitswesen und öffentlichem Sektor zu erfüllen. Dazu zählen die DSGVO-Konformität sowie die Ausrichtung an NIS2 und dem EU AI Act (Einstufung als minimales bis begrenztes Risiko).

TENIOS agiert als regelkonformer IKT-Drittdienstleister und unterstützt Kunden aus dem Finanzsektor bei ihren DORA-Pflichten, darunter IKT-Risikomanagement, Vorfallmeldung, Resilienztests, Ausstiegsregelungen und die Steuerung von Drittanbietern.

Alle Unternehmensdaten bleiben auf einer Infrastruktur innerhalb der EU, gehostet in Frankfurt am Main. Kundendaten werden niemals für das Training von KI-Modellen verwendet.

Infrastruktur-Sicherheit

Daten-Governance

ISO 27001

Zertifiziert

PCI DSS SAQ A

Attestiert

DSGVO

Konform

NIS2

ausgerichtet

Auf DORA ausgerichtet

(IKT-Drittdienstleister)

Auf EU AI Act

ausgerichtet

(begrenztes Risiko)

Konkrete Ergebnisse durch die KI-Automatisierung von Tenios

40 Mio. / Monat

automatisierte Gespräche

länder mit aktivem Tenios-Betrieb

200+

umgesetzte Voice-Projekte

10+

Jahre am Markt

150+

Sprachen unterstützt

Referenzen

Was unsere Kunden über uns sagen

ALAB Laboratoria

„Wir schätzen das wettbewerbsfähige Preismodell und die professionelle Unterstützung durch das Team in jeder Projektphase."

Diana Ciba

Leiterin Kundenservice

Enel-Med

„Der größte Nutzen für uns ist der kürzere Recruiting-Prozess. Der KI-Voice-Agent macht die Rekrutierung angenehmer.”

Paulina Zdunek

Recruitment Manager

Haus des Meeres

“For us, it was essential that answers are reliable and controllable. We didn’t want incorrect statements, but clear information we can rely on in daily operations.”

Hans Köppen

CEO

Termin mit unserem Account Manager vereinbaren

Unsere Kunden

Weltweit im Einsatz bei Unternehmen

Integration

Anbindung an Ihre bestehenden Systeme per API

Apifonica verbindet sich per API direkt mit Ihren bestehenden Plattformen. Sobald eine Patientenanfrage, ein Lead oder ein Formulareingang im CRM landet, antwortet der KI-Voice-Agent sofort, führt das Gespräch und liefert strukturierte Daten in Ihren Workflow zurück. Im selben Gespräch prüft er freie Termine, ordnet die Anfrage der richtigen Untersuchung zu und bestätigt den Termin.

Patientenanruf geht ein

POST /incoming

CRM-Abfrage

GET /patient/{id}

Termin gebucht

POST /appointment

Bereitstellung

In unserer Cloud, in Ihrer Cloud oder vollständig in Ihrem eigenen Perimeter

Jedes Modell nutzt dieselbe Plattform. Der Unterschied liegt darin, wo die Daten liegen und wer die Server betreibt.

Sichere Cloud

Unsere Standardbereitstellung für Kunden, die schnell loslegen möchten. Multi-Tenant-Lösung mit logischer Mandantenisolierung zwischen den Konten, gehostet in Frankfurt, Deutschland. DSGVO-konform; entspricht dem EU-KI-Gesetz im Rahmen der Einstufung als „minimales oder begrenztes Risiko“. Sofort verfügbar, keine Wartezeit bei der Bereitstellung.

Isolierter Mandant oder dediziertes Projekt

Ein eigener Namespace oder ein Cloud-Projekt, das nur Ihre Organisation nutzt. Betrieben weiterhin von unserem Team.

Regionale Installation

Eine separate Installation in Ihrem Land, betrieben von uns. Sie löst die Frage nach Latenz und Datenresidenz, ohne ein vollständiges On-Premises-Projekt.

On-Premises

Die vollständige Plattform in Ihrem Perimeter, auf Ihren Servern oder in Ihrer eigenen Cloud. Kundendaten verlassen Ihre Infrastruktur nicht.

Drei Gründe, warum Kunden danach fragen

Interne Richtlinien

In Banken, großen medizinischen Organisationen und im öffentlichen Sektor verbieten interne Regeln oft jede Datenweitergabe an Dritte.

Datenresidenz-Gesetze

In manchen Ländern dürfen Daten über Bürger das Land nicht verlassen oder müssen zuerst im Land verarbeitet werden. Das ist Gesetz, keine Präferenz.

Latenz

Sprache verträgt keine Verzögerung. Ist der Anrufer weit von unseren Rechenzentren entfernt, legt das Audio den Weg hin und zurück zurück - im Gespräch sind schon Zehntelsekunden hörbar.

Pakete & Preise

Pakete, die zu Ihrer Arbeit passen

Sehen Sie sich die Tarife im Detail an oder besprechen Sie ein individuelles Setup mit unserem Vertrieb. Alle Beträge netto.

Für kleine Teams

Starter

2.750 €

pro Monat

Paketpreis, Mindestlaufzeit 12 Monate, monatliche Abrechnung

Für kleine Unternehmen oder Pilotprojekte, die ihre ersten Sprachprozesse automatisieren.

Für wachsende Unternehmen

Professional

4.120 €

pro Monat

Paketpreis, Mindestlaufzeit 12 Monate, monatliche Abrechnung

Für wachsende Unternehmen mit höherem Volumen und niedrigerem Minutenpreis.

Für große Betriebe

Enterprise

7.350 €

pro Monat

Paketpreis, Mindestlaufzeit 12 Monate, monatliche Abrechnung

Ein Hochvolumen-Paket für große Betriebe mit dem niedrigsten Minutenpreis.

Mindestvertragslaufzeit 12 Monate, Zahlung monatlich.

Abrechnung pro angefangene Minute.

Die Sprachsynthese läuft standardmäßig über in der EU gehostete Anbieter. Eine Voice-Option außerhalb des EWR wird nur nach ausdrücklicher Zustimmung des Kunden genutzt, und zwar mit datenminimierten Informationen (Text und SSML, niemals die Identität des Anrufers).

Ein Anbieter für den gesamten Stack

Der Voice Agent läuft auf Infrastruktur, die uns gehört

Die meisten Anbieter verkaufen die KI-Schicht und mieten alles darunter. Wir betreiben alle drei Schichten selbst, deshalb verantwortet ein Team Dialog, Routing und Sprachqualität.

Voice

Sprachdienste in Carrier-Qualität im eigenen lizenzierten Netz.

Voice ansehen

Rufnummern

Lokale Präsenz ohne lokale Telekommunikationsverträge.

See Numbers

Messaging

SMS und RCS aus derselben Plattform und demselben Vertrag.

Messaging ansehen

Voice- und Chat-Agents auf unserer eigenen Intent-Engine, mit einem Szenario-Builder, der nach dem Onboarding Ihrem Team gehört, freier LLM-Wahl und SMS oder RCS als Rückfallkanal, wenn ein Anruf nicht zustande kommt.

Ein Vertrag, eine Rechnung und ein SLA von 99,95% für Sprache, Rufnummern, Messaging und KI. Telefonie ist in jedem Tarif enthalten. Eingehende Anrufe über SIP, Festnetz- und Mobilfunknummern werden über unser eigenes Netz abgewickelt.

Sprechen Sie mit unseren Experten

Vereinbaren Sie einen Termin, um Ihr Telefonie-Setup zu prüfen und Ihre Voice-Infrastruktur zu planen

Nach dem Absenden des Formulars melden wir uns innerhalb eines Werktags.

30-minütiges Erstgespräch

Ein fokussiertes Gespräch über Ihre aktuelle Telefonie, Ihre Anrufvolumen und die Märkte, in denen Sie tätig sind.

Live-Vorführung der Plattform

Sehen Sie, wie SIP Trunk, Cloud-PBX, ACD und die Voice API mit Ihrer bestehenden Telefonanlage zusammenarbeiten.

Gespräch zur Migration

Wir besprechen die Rufnummernportierung, die Anbindung an Ihre Telefonanlage oder Contact-Center-Software und den Zeitplan für den Rollout.

Häufig gestellte Fragen zu AI Voice Agents

Noch Fragen?

Alle FAQ ansehen

Klingt die KI wirklich menschlich?

Yes – the voice is natural and multilingual with tone control. More importantly, the agent acts on what it hears: it recognises intent, retrieves and updates data in your systems, completes the request, and logs the conversation. It resolves calls, not just reads answers aloud.

Kann der Agent mehrere Sprachen?

Ja. Die Plattform unterstützt mehrsprachige Gespräche und lässt sich an verschiedene Märkte, Sprachen und regionale Kommunikationsstile anpassen.

Was kann der Agent automatisieren?

Ein- und ausgehende Anrufe, Kundenfragen, Lead-Qualifizierung, Terminvergabe und wiederkehrende Kommunikationsabläufe.

Kommt er mit komplexen Gesprächen zurecht?

Ja. AI Voice Agents sind für strukturierte Geschäftsprozesse gemacht. Sie führen dynamische Gespräche, erfassen Informationen, folgen einer Entscheidungslogik und reagieren je nach Kontext.

Wie lange dauert die Einführung?

Das hängt von Anwendungsfall und Integrationen ab. Standardprojekte gehen in wenigen Tagen live, aufwendigere Abläufe mit eigenen Gesprächspfaden dauern in der Regel einige Wochen.

Lässt er sich in unser CRM und bestehende Systeme integrieren?

Ja. Die Plattform verbindet sich über APIs und Telefonie-Infrastruktur mit CRM, Helpdesk, Terminsystemen, ERP und weiteren internen Systemen.

Lässt sich die Plattform anpassen?

Ja. Gesprächsabläufe, Routing-Logik, Integrationen, Eskalationswege und Workflows passen sich Ihren Anforderungen an.

Ersetzen AI Voice Agents den Kundenservice?

Nein. Sie übernehmen die wiederkehrenden Aufgaben und senken die Arbeitslast, damit sich Ihr Team auf die komplexen und wertvollen Gespräche konzentriert.

Werden Kundendaten zum Training von KI-Modellen verwendet?

Nein. Kundendaten werden nicht fürs Training verwendet. Die Datenverarbeitung richtet sich nach europäischen Sicherheits- und Compliance-Standards.

Unterstützt Tenios bei Einführung und Onboarding?

Ja. Wir begleiten Sie bei Planung, Einführung, Integration und Optimierung Ihrer AI-Voice-Agent-Workflows.

Wie ist die Preisgestaltung aufgebaut?

Der Preis richtet sich nach Projektumfang, inkludiertem Anrufvolumen, Integrationen und Support. Es gibt Tarife für Pilotprojekte, wachsende Anforderungen und Enterprise-Projekte.

Noch Fragen?

Alle FAQ ansehen

Finden Sie das passende Setup für Ihre Kommunikation

AI Agents, Messaging, Voice und Numbers, unser Team stellt mit Ihnen die richtige Kombination zusammen.